Jakie dokumenty do notariusza?

Sprzedaż lub darowizna nieruchomości zabudowanej lub działki:

  • odpis zwykły z księgi wieczystej,
  • wypis z rejestru gruntów, ewentualnie wyrys z operatu ewidencji gruntów,
  • wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego gminy dla działki, ewentualnie zaświadczenie o braku takiego planu lub ważna decyzja o warunkach zabudowy,
  • tytuł nabycia (akt notarialny, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia)
  • w przypadku nabycia przez dziedziczenie – zaświadczenie urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadku,
  • opis nieruchomości,
  • dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania),
  • dodatkowo w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP

Sprzedaż lub darowizna lokalu mieszkalnego, garażu z księgą wieczystą:

  • odpis zwykły z księgi wieczystej
  • wypis z rejestru gruntów i rejestru lokali
  • tytuł nabycia (akt notarialny, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia)
  • w przypadku nabycia przez dziedziczenie – zaświadczenie urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadku
  • dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania)
  • dodatkowo w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP

Sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

  • zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu (ważne 14 dni od daty wydania)
  • tytuł nabycia (akt notarialny, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia)
  • w przypadku nabycia przez dziedziczenie – zaświadczenie urzędu skarbowego o uregulowaniu podatku od spadku
  • dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania)
  • odpis zwykły z księgi wieczystej, jeżeli została założona

Pełnomocnictwo do sprzedaży:

  • dane osobowe osoby udzielającej pełnomocnictwa (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania)
  • dane osobowe osoby pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania)
  • opis nieruchomości, lokalu mieszkalnego, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu
  • odpis zwykły z księgi wieczystej
  • zakres pełnomocnictwa

Testament:

  • dane osobowe osoby sporządzającej testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu PESEL, adres zameldowania, data urodzenia)
  • dane osobowe osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania, data urodzenia)

Intercyza – umowa rozdzielności majątkowej:

  • odpis skrócony aktu małżeństwa lub podana data zawarcia małżeństwa
  • dane osobowe małżonków lub przyszłych małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania)

Akt poświadczenia dziedziczenia:

  • akt zgonu spadkodawcy
  • testament spadkodawcy jeżeli został sporządzony
  • akty stanu cywilnego spadkobierców: odpisy skrócone aktów urodzenia (mężczyźni, kobiety niezamężne) lub odpisy skrócone aktów małżeństwa (kobiety zamężne)
  • nr PESEL zmarłego – „przecięty” dowód osobisty zmarłego lub zaświadczenie z właściwej gminy o numerze PESEL zmarłego.

Dodatkowe dokumenty i informacje:

Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z urzędu skarbowego, odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia, zawsze jest wymagane.

Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia, wówczas zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, to przed udaniem się do urzędu skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym, gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z urzędu skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.

Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się z lokalu przed zawarciem aktu – umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal, a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych – jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.